Budżet firmowy. Strategia efektywnego zarządzania finansami firmy

Z tego artykułu dowiesz się:

• czym jest zarządzanie finansami przedsiębiorstw,
• co mieści się w zakresie zarządzania finansami,
• z czego składają się finanse przedsiębiorstw,
• jak wygląda skuteczne zarządzanie finansami firmy,
• czym jest zarządzanie ryzykiem i zmianą i dlaczego warto o nich pamiętać.

Wprowadzenie do finansów przedsiębiorstwa

Niezależnie od tego, czy prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą (albo nawet działalność nierejestrowaną) czy firmę, która zatrudnia sztab ludzi – musimy dbać o finanse przedsiębiorstwa. Zanim przejdziemy do praktycznych wskazówek, sprawdźmy, czym dokładnie jest zarządzanie finansami. 

Definicja zarządzania finansami

Zarządzanie finansami to, najprościej mówiąc, dbanie o pieniądze firmy – skąd je wziąć (przychody), jak je najlepiej wydać (rozchody) i jak je pomnażać. Jako przedsiębiorcy musimy:

• zdobywać środki na działanie firmy (możemy to robić pracą własną, np. sprzedając produkty edukacyjne lub korzystając z zewnętrznych źródeł finansowania [kredyty, inwestorzy]),
• mądrze planować wydatki (tak, żeby nie zabrakło nam później pieniędzy na opłacenie ZUS-u czy podatku dochodowego),
• kontrolować, czy wpływy są wyższe niż rozchody (czyli czy zarabiamy więcej niż wydajemy),
• podejmować decyzje, które pozwolą biznesowi rosnąć lub utrzymać stabilny poziom (w zależności od tego, jakie są nasze cele). 

W wielkim skrócie: zarządzanie finansami przedsiębiorstwa to pilnowanie, by firma miała pieniądze nie tylko dziś, ale także w przyszłości.

Cechy charakterystyczne finansów przedsiębiorstwa

Finanse przedsiębiorstwa:

• są niezależne od finansów gospodarstwa domowego (nawet jeśli mamy jednoosobową działalność gospodarczą, warto mieć osobne konto firmowe),
• wiążą się z mikroekonomią (bierzemy pod uwagę sytuację naszej firmy, a nie to, jakie są ogólne zjawiska ekonomiczne na świecie oraz w kraju),
• podlegają wpływom regulacji prawnych (jeśli one się zmieniają, musimy dostosować do nich nasze działania).[1] 

Cele i funkcje zarządzania finansami przedsiębiorstwa

Zarządzanie finansami firmy ma sprawić, że zarobimy jak najwięcej… ale to nie jest jego jedyny cel.

Cele z zakresu zarządzania finansami w biznesie

Głównym, podstawowym celem zarządzania finansami przedsiębiorstwa jest tak naprawdę… utrzymanie wypłacalności firmy (czyli ma nas być stać nas na pokrycie kosztów, czyli np. wypłaty dla pracowników [nawet po podwyżkach związanych z awansami czy inflacją] oraz spłatę zobowiązań).

Jednak wiele osób idzie o krok dalej i ich celem są także:

• pomnażanie przychodów,
• maksymalizacja wartości przedsiębiorstwa.

Zwiększanie zysku sprawia, że wzrasta także płynność finansowa (czyli mamy pieniądze na pokrycie zobowiązań). 

Jakie jeszcze mogą być cele związane z zarządzaniem finansami firmy?

• zapewnienie stałych przychodów na odpowiednim poziomie (takim, który pozwala nam się utrzymać),
• optymalne wykorzystanie funduszy (czyli nie tylko trzymamy „nadmiar” na koncie, ale inwestujemy go w dalszy rozwój działalności),
• minimalizacja kosztów (szukamy, gdzie uciekają nam pieniądze i kontrolujemy, czy wszystkie wydatki są konieczne. Może okazać się np. że opłacamy program komputerowy, z którego od dawna nie korzystamy).

Funkcje zarządzania finansowego

Zarządzanie finansowe dzieli się na:

• księgowość (rejestrowanie przychodów i rozchodów działalności, rozliczenia):
  • wystawianie faktur i paragonów klientom,
  • płatności za zobowiązania wobec dostawców usług i/lub towarów,
  • pilnowanie transakcji bankowych,
  • zamykanie ksiąg rachunkowych,
• zarządzanie projektem (inwestowanie finansów przedsiębiorstwa w projekty tak, by przyniosły one odpowiednie zyski),
• modelowanie i planowanie scenariuszy (czyli zastanawiamy się, jakich przychodów możemy się spodziewać oraz odpowiadamy na pytanie „co by było gdyby” zarówno dla najlepszych, jak i dla najgorszych scenariuszy. Innymi słowy: co zrobimy, gdy firma zarobi mniej lub gdy zarobi więcej),
• raportowanie (jeśli za finanse odpowiedzialna jest osoba specjalnie zatrudniona na to stanowisko – tworzy ona raport dla właściciela/zarządu),
• podatki (składanie zeznań podatkowych, korzystanie z możliwych odliczeń, zwolnień podatkowych),
• skarbiec (śledzenie i zarządzanie aktywów kapitałowych, długów, pożyczek i pieniędzy w banku),
• ryzyko (kontrolowanie sytuacji naszej firmy, tworzenie scenariuszy na różne sytuacje [„co by było gdyby”],  a także zmniejszanie ewentualnego ryzyka),
• zgodność z przepisami (pilnowanie przestrzegania przepisów przez osobę, która zarządza budżetem. Jeśli robimy to samodzielnie – musimy być z prawem na bieżąco, bo to, że nie znamy przepisów, nie zwalnia nas z ich przestrzegania). 

Zakres zarządzania finansami w firmie

Zakres zarządzania finansami obejmuje wszystkie działania związane z przepływem pieniędzy w przedsiębiorstwie. W praktyce oznacza to:

• planowanie budżetu na określony czas (np. miesiąc),
• decydowanie o inwestycjach (mogą to być zarówno inwestycje giełdowe, jak i te w rozwój pracowników czy nowe maszyny),
• analiza przychodów i kosztów,
• zarządzanie ryzykiem finansowym,
• kontrolowanie płynności finansowej.

Mówiąc prościej: zarządzanie finansami obejmuje wszystkie działania, które mają na celu zapewnienie firmie stabilności i wzrostu poprzez odpowiednie gospodarowanie pieniędzmi.

Współczesne podejście do zarządzania finansami

Dawniej wszystko trzeba było zapisywać ręcznie i przeliczać na kalkulatorze. Dziś możemy wykorzystywać nowoczesne technologie i narzędzia, które chociażby zautomatyzują wystawianie faktur i paragonów.

Ponadto współcześnie zarządzanie finansami to coś więcej niż kontrolowanie przychodów i kosztów. To także:

• myślenie strategiczne (planujemy rozwój firmy w dłuższej perspektywie, jednocześnie biorąc pod uwagę ryzyko),
• elastyczność (szybkie dostosowywanie się do zmian na rynku, np. zmian przepisów),
• analiza danych (korzystamy z raportów, wskaźników finansowych i prognoz, a także własnych doświadczeń, by podejmować lepsze decyzje),
• dbanie o zrównoważony rozwój (nastawiamy się nie tylko na szybki zysk, ale także na budowanie bezpieczeństwa finansowego w dłuższej perspektywie).

Wartość pieniądza w czasie

W tym wszystkim musimy także pamiętać o inflacji, która sprawia, że gromadzone na koncie pieniądze zmniejszają swoją wartość. Przykładowo: 

• inflacja wynosi 5%, 
• w marcu na koncie mamy 1000 zł,
• w kwietniu ich wartość spadnie o 5%, czyli kupimy za nie tyle, ile za 950 zł miesiąc wcześniej. 

O ile w przypadku tak niskiej kwoty nie są to duże „straty”, tak jeśli trzymamy na koncie 100 000 zł, tracimy realnie 5000 zł. O wiele lepiej te pieniądze zainwestować, przy czym musimy pamiętać o:

• stopie zwrotu – ile nasze pieniądze „zarobią”,
• okresie zwrotu – kiedy będziemy mogli z tych pieniędzy skorzystać.

Zarządzanie finansami w praktyce

W praktyce zarządzanie finansami przedsiębiorstwa to głównie zarządzanie kapitałem obrotowym. Oznacza to, że zajmujemy się bieżącymi operacjami, takimi jak opłacanie zobowiązań oraz zapewnienie firmie przychodów, które to zapewnią płynność finansową oraz dadzą nam zysk i fundusze na inwestycje.

Pobierz tabelkę z budżetem firmowym do uzupełnienia

Jeśli chcesz nauczyć się zarządzać finansami swojego przedsiębiorstwa tak, by faktycznie na nim zarabiać, a nie tylko pokrywać zobowiązania – polecamy książkę „Po pierwsze zysk” Mike’a Michalowicza.

Strategie efektywnego zarządzania finansami

Zarządzanie finansami może być bardzo żmudnym i czasochłonnym zajęciem. Dlatego warto to sobie ułatwiać.

5 najlepszych praktyk w celu poprawy efektywności finansowej

1. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania finansami (może to być specjalny program, np. Fakturownia lub zwykły plik Google Sheets z podziałem na miesiące, gdzie będziemy wpisywać nasze przychody i koszty).
2. Automatyzacja zadań finansowych (np. ustawienie powtarzalnej procedury związanej z zamknięciem finansowym – rozpisujemy, jakie dokładnie zadania musimy wykonać, np. sprawdź wydatki, sprawdź anomalnie, przeanalizuj wpływy na konto [czy nie ma podejrzanych przelewów], przeanalizuj przychody i koszty poszczególnych projektów, ile płacisz podatku, ZUS-u itd.).
3. Korzystanie z danych podczas podejmowania decyzji (przykładowo: nie podejmujemy dodatkowych kosztów, np. związanych z subskrypcją czy wykupieniem programu komputerowego, bez przeanalizowania sytuacji finansowej firmy – czyli, prościej mówiąc, bez odpowiedzenia sobie na pytanie, czy nas na to w ogóle stać).
4. Monitorowanie i kontrolowanie kosztów (sprawdzamy nie tylko, jakie koszty i w jakiej wysokości ponosimy, ale także czy można je zmniejszyć, czy wszystkie są konieczne),
5. Utrzymywanie płynności finansowej (dbamy o to, by mieć fundusze, którymi na czas spłacimy zobowiązania).

Automatyzacja zamknięcia finansowego

By ułatwić sobie zamknięcie finansowe, warto skorzystać z automatyzacji. Możemy to robić np. korzystając ze specjalnego oprogramowania. Znajdą się w nim:

• automatycznie wystawione faktury i paragony przychodowe (oprogramowanie musi być połączone z naszym sklepem lub wystawiamy faktury ręcznie. Ta druga opcja ma sens wtedy, gdy tych faktur jest niewiele),
• dokumenty związane z kosztami (np. faktury) – te musimy wprowadzić samodzielnie. 

Wdrożenie strategii zarządzania finansami

By wdrożyć strategię zarządzania finansami, musimy ją najpierw mieć. Zaczynamy więc od przeanalizowania sytuacji finansowej naszej firmy. Sprawdzamy, jak wygląda:

• bilans,
• rachunek zysków i strat,
• płynność finansowa. 

W ten sposób znajdziemy obszary, w których np. ponosimy zbyt duże koszty i będziemy mogli podjąć decyzję o ich redukcji. 

Dodatkowo przyglądamy się źródłom naszych przychodów:

• skąd się biorą,
• jakie produkty przynoszą największe zyski,
• w jakich miesiącach/okresach zarabiamy najwięcej,
• kiedy jest „krucho” itd.

Dzięki temu możemy znaleźć pewne schematy i na nich opierać nasze przyszłe działania. Na tej podstawie wyznaczamy nasze cele finansowe (np. w kwartale czwartym zarobić 100 tysięcy złotych, przy czym 80% tej kwoty w październiku i listopadzie, bo w grudniu zawsze jest „krucho”). Zastanawiamy się, jak osiągniemy takie przychody i rozpisujemy konkretne działania. 

Oprócz tego musimy wziąć pod uwagę różne scenariusze, czyli „co by było gdyby”. O tym pisaliśmy w części „Funkcje zarządzania finansowego”.

Na tym jednak nie koniec. Samo wdrożenie strategii zarządzania finansami to jedno, ale ważne jest także kontrolowanie jej efektywności. Musimy sprawdzić:

• czy realizujemy cele i w jakim stopniu nam się to udaje,
• gdzie ewentualnie „uciekają” nam pieniądze,
• co możemy poprawić, by przyszłe decyzje finansowe były lepsze.

Przykłady skutecznego zarządzania finansami w firmie

By skutecznie zarządzać finansami w firmie, musimy stale wykonywać podobne zadania. Dlatego warto przygotować sobie procedury:

• na zamknięcie miesiąca,
• na wystawianie faktur (jeśli robimy to ręcznie),
• na rozdysponowanie funduszy (np. comiesięczne opłaty, opłacanie podwykonawców),
• na analizę sytuacji finansowej.

Dzięki procedurom:

• zmniejszamy ryzyko popełnienia błędu (np. wystawienia faktury danemu klientowi, ale na NIP innego klienta),
• przyspieszamy cały proces,
• o niczym nie zapominamy.

Możemy także skorzystać z oprogramowania do zarządzania finansami (pisaliśmy o tym w części „5 najlepszych praktyk w celu poprawy efektywności finansowej”) lub z usług biura rachunkowego.

Zarządzanie ryzykiem i zmianą w finansach przedsiębiorstwa

Ryzyko jest nierozerwalnie związane z prowadzeniem firmy. Na każdym rogu czyhają na nas zagrożenia, które musimy przewidywać, by nasza działalność była wypłacalna. 

Zarządzanie ryzykiem finansowym

Mówiąc o ryzyku, najczęściej mamy na myśli pewne negatywne odchylenia od spodziewanego efektu. Musimy jednak wiedzieć, że ryzyko może być też pozytywne (czyli np. kampania przynosi przychody dwukrotnie wyższe niż oczekiwane). Niezależnie od wyniku, musimy przygotować się na różne scenariusze (czyli co zrobimy, gdy zarobimy za mało oraz co zrobimy, gdy zarobimy więcej, niż oczekujemy). 

Tym, co różni ryzyko od niepewności, jest to, że ryzyko możemy oszacować zarówno z perspektywy prawdopodobieństwa jego wystąpienia, jak i skali skutków dla naszego przedsiębiorstwa.

By zmniejszyć ryzyko niewypłacalności, możemy skorzystać z ubezpieczenia czy hedgingu. Warto to przegadać ze specjalistą.

Zarządzanie zmianą w finansach przedsiębiorstwa

W 1997 roku Marc Randolph i Reed Hastings założyli wypożyczalnię płyt DVD za pośrednictwem poczty. W 2007 roku przedsiębiorstwo ogłosiło, że dostarczyło klientom miliard takich płyt. Można powiedzieć, że prosperowało doskonale… jednak dziś praktycznie nikt nie korzysta z DVD. Dlaczego firma przetrwała? 

W 2016 roku Netflix, bo to właśnie ta firma, udostępnił platformę streamingową „na cały świat” (są pewne ograniczenia). Tym, co uratowało wypożyczalnię DVD, było właśnie zarządzanie zmianą, by utrzymać konkurencyjność firmy. Najczęściej takie zmiany obejmują wykorzystanie nowoczesnych technologii i narzędzi (z wypożyczalni DVD do wypożyczalni filmów na platformie internetowej). 

Podsumowanie

Choć temat finansów bywa trudny, warto się nim zainteresować, ponieważ odpowiednie zarządzanie pieniędzmi w firmie pomaga nam nie tylko zapewnić wypłacalność, ale także maksymalizować zyski i minimalizować koszty.

Źródła:

[1] https://mfiles.pl/pl/index.php/Finanse_przedsi%C4%99biorstwa (dostęp z dnia 28.04.2025)