Jak REKRUTOWAĆ i DELEGOWAĆ zadania wirtualnej asystentce? | Roksana Baran

Roksana Baran – Dwa lata temu rzuciła etat, by pracować na swoim jako wirtualna asystentka. Lubi o swojej pracy mówić, że porządkuje nieuporządkowane i ogarnia nieogarnięte. Specjalizuje się w kwestiach finansowo-administracyjnych w obsłudze mikro- i małych przedsiębiorstw. Prywatnie improwizatorka w krakowskiej grupie „poza żartem” i początkująca podcasterka w podcaście „co ty dajesz?”.

🔗 Linki z odcinka:
Newsletter: Idę jak burza!

🤙 Gdzie znajdziesz Roksanę?:
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/roksana-baran/
Insta: https://instagram.com/roksanabaran
Podcast: https://open.spotify.com/show/0NGYh6Xe5yYUDsDAJ913WR?si=d99fc522856a45a6

📖 Transkrypcja:

Prowadząca: Magda Owsiany
Gościni: Roksana Baran

Magda: Witam cię w podcaście Zarabiaj na wiedzy. Nazywam się Magda Owsiany. Ja i moi goście podsuniemy ci pomysły, jak wymyślać, testować, tworzyć i sprzedawać produkty edukacyjne. Robię ten podcast z myślą zarówno o osobach, które dopiero badają, jak opakować wiedzę w produkt, jak i tych, które chcą zwiększyć sprzedaż i rozbudować ofertę. Kiedy chcesz zarabiać na wiedzy, to oczywiście ten aspekt dzielenia się wiedzą musi spoczywać na twoich barkach, ale pozostałe zadania niekoniecznie musisz wykonywać wszystkie na własną rękę. Część z zadań możesz oddelegować wirtualnej asystentce lub asystentowi. A w jaki sposób robić to z głową? Jakich błędów uniknąć zarówno w szukaniu takiej osoby, jak i po swojej stronie, kiedy już zaczniemy współpracę, dowiesz się z tego odcinka. Cześć, Roksana.

Roksana: Cześć, Magda. 

Magda: Super. Miło mi cię tutaj powitać i dzisiaj porozmawiamy sobie o delegowaniu zadań z perspektywy osoby delegującej oraz tej, która te zadania przyjmuje i wykonuje. Zacznijmy od tego, kim jesteś i czym się zajmujesz. 

Roksana: Dobrze. Dziękuję, Magdo, bardzo za zaproszenie, jest mi super miło. I czym ja się zajmuję? Tak naprawdę dwa lata temu rzuciłam etat właśnie po to, żeby wprowadzić sobie troszkę więcej różnorodności do mojego zawodowego życia i zaczęłam pracę jako wirtualna asystentka. I właśnie jako wirtualna asystentka obsługuję kilka firm w bardzo różnych tak naprawdę zakresach, bo ja generalnie specjalizuję się w takich zadaniach finansowo-administracyjnych, głównie w mikro i małych przedsiębiorstwach, bo to jest moja grupa docelowa klientów, ale mam też firmy, z którymi działam troszkę na innych zasadach, w sensie mam na przykład klienta, z którym na przykład wykańczałam jego biuro w Krakowie. Musiałam znaleźć to biuro, potem wybieraliśmy meble, koordynowałam wszystkie dostawy. Mam klienta, z którym ogarniam marketing jego produktu, a mam też klientki, którym pomagam w obsłudze klienta. I to też jest bardzo ciekawe, kiedy mogę komuś pomagać sprzedawać też jego usługi, bo akurat takie mam klientki, które sprzedają szkolenia, sprzedają też swoją wiedzę, bo jedna z moich klientek jest prawniczką i ona właśnie sprzedaje między innymi konsultacje z nią, ale też swoje produkty edukacyjne, czyli tam szkolenia, e-booki, różne wzory dokumentów. 

Magda: Co znaczy, że my w Burzy mózgu też współpracujemy z Roksaną, bo my się jeszcze znamy z tych lat, sprzed czasów, kiedy… właściwie to ze studenckich, bo tak się poznałyśmy, że po prostu zamieszkałyśmy w jednym mieszkaniu i studiowałyśmy na jednym wydziale, i nasza znajomość przetrwała, i kwitnie po dziś dzień. 

Roksana: Tak było. Zanim zarabiałyśmy miliony, mieszkałyśmy w jednym mieszkaniu.

Magda: Teraz wróćmy do tematu delegowania. Jakie zadania można oddelegować osobom zajmującym się wirtualną asystą? 

Roksana: To jest w ogóle ciekawe, bo tak naprawdę wirtualna asysta, to wydaje się, że to jest po prostu klikanie w komputer. I trochę tak jest, ale nie do końca, bo klienci oddają tak naprawdę bardzo różne rzeczy. W sensie oddają właśnie często obsługę klienta, oddają bardzo często właśnie sprawy finansowo-administracyjne, ale jest też mnóstwo wirtualnych asystentek, które zajmują się stricte marketingiem internetowym, czyli poprowadzą ci właśnie twoje kanały społecznościowe, pomogą ci odpisywać ludziom na wiadomości, na przykład na Instagramie też, ale są też asystentki typowo techniczne, które postawią ci stronę, cały tam skonfigurują sklep i całe te rzeczy będą ci prowadzić. I to jest w ogóle mega ciekawe, bo jeśli dopiero zaczynasz ze swoim biznesem, ale masz kilka obszarów do zaopiekowania, to tak naprawdę nie potrzebujesz jednej osoby, która zrobi wszystko, ale możesz mieć kilka asystentek, które… Po prostu każda z nich będzie miała swoją działkę, za którą jest odpowiedzialna. I działam w takim zespole, gdzie faktycznie ja jestem odpowiedzialna za sprawy finansowo-administracyjne. Mamy dziewczynę, która pomaga nam rozliczać nieruchomości, ponieważ mój klient posiada też kilka nieruchomości, które trzeba rozliczyć, trzeba się nimi zaopiekować. Mamy też dziewczyny, które pomagają stricte merytorycznie w projekcie. To nie są wirtualne asystentki, ale pracują w zespole też na niepełny wymiar czasu. Ale mamy też dziewczyny właśnie, które są fantastyczne, jeśli chodzi o marketing i takie sprawy techniczne. I one właśnie ogarniają wszystko, co się u nas dzieje, czyli konfigurują też na przykład wysyłkę maili, wszystkie zmiany na stronie też one wprowadzają. Klient, który jest naszym mózgiem, w sensie wszystkie pracujemy dla niego, on sobie po prostu panuje nad tym, co się dzieje w jego biznesie, ale on nam deleguje te zadania. No i potem to już działa na tyle fajnie, że ja na przykład w swoim obszarze też gdzieś zaczęłam po prostu koordynować to, co robią dziewczyny w dziale nieruchomości, bo one są krócej ode mnie i ja też z racji tego, że zajmuję się finansami i administracją, wiem, co tam musi się dziać, więc pozwala to też potem budować gdzieś tam, powiedzmy, hierarchię. Nie do końca chciałabym tak nazywać, ale że tutaj klient jest na samej górze, potem są dziewczyny, które są z nim długo, wiedzą, co, jak działa, w których obszarach, a potem są te, które też się gdzieś tam wdrażają. No i właśnie też to jest to, że jeśli masz już kilka dziewczyn w zespole, znaczy dziewczyn, mówię dziewczyn, ale generalnie nie chodzi tylko o dziewczyny, w takiej akurat ja specyfice pracuję, że są to jednak kobiece zespoły, ale jest też bardzo wielu wirtualnych asystentów, żeby nie było, że tutaj panom umniejszam, no to faktycznie jest tak, że jeśli pracujemy już z kimś długo, no to potem ta osoba jest na tyle wdrożona w firmę, że w zasadzie cały proces wdrażania nowych może przechodzić już nie bezpośrednio przez osobę zlecającą, tylko przez inne osoby w zespole. 

Magda: Ja ze swojej perspektywy dodam, że kiedy jeszcze jesteśmy na samym początku, to jest bardzo fajne rozwiązanie ze względu na to, że nie musimy się martwić zatrudnianiem takiej osoby, tylko po prostu zlecamy pojedyncze zadania w obszarach, w których tego potrzebujemy i po prostu pracujemy z taką osobą na zasadzie, że wykonaj dla mnie takie i takie zadanie albo współpracuj ze mną przez tyle i tyle godzin. I już nie musimy się martwić, że na przykład jeśli będziemy mieć wolniejszy czas, taki zastój w biznesie, jakiś mniej dynamiczny finansowo czas, to, że musimy zapewnić tej osobie jakieś zadania i po prostu wynagrodzenie. 

Roksana: Dokładnie tak. W sensie to też jest ciekawe, że są asystentki, które rozliczają się wyłącznie zadaniowo, czyli na przykład przyjdziesz do mnie, że masz zadanie x, że trzeba ci na przykład wykonać korektę tekstów, które masz w kursie. No i się umawiamy, że będzie to kosztowało tyle i tyle, i zrobię to w takim czasie dla ciebie. A są też asystentki, które umawiają się na przykład na pakiet dziesięciu godzin, że potrzebujesz, gdzieś tam masz zadań ad hoc, które ci po prostu wpadają i trzeba je gdzieś tam na bieżąco wykonywać, no i umawiacie się na przykład pakiet na pakiet dziesięciu godzin w ciągu miesiąca. On wtedy najczęściej jest opłacany jednak z góry, zwłaszcza na początku, jeśli się nie znamy jeszcze z klientem. No i wówczas klient ma te dziesięć godzin pakietu do wykorzystania, a na koniec zostaje raport godzinowy po prostu, ile to zajęło. No i wtedy już, jak się pakiet skończy, no to nie ma obowiązku przedłużania go. 

Magda: Fajne rozwiązanie, ale zauważyłam, że wiele osób ma problem z delegowaniem, bo przecież nikt tego nie zrobi tak fantastycznie jak ja. Ja to zrobię najlepiej, tylko ja będę wiedzieć, w jaki sposób to trzeba zrobić. Jeśli komuś to oddeleguję, to druga osoba na pewno coś zrobi źle i zrobi to gorzej, i to w ogóle nie ma sensu. Jestem sterem, żaglem i w ogóle całym okrętem. Dlaczego warto delegować zadania? 

Roksana: No ja myślę, że przede wszystkim warto delegować zadania dlatego, żeby sobie zwolnić przebiegi, bo na początku biznesu najczęściej robimy wszystko sami, czyli cały proces, wszystko od początku jest zaopiekowane przez nas, ale z biegiem czasu, z biegiem rozwoju biznesu, widzimy, że jest ileś zadań, które często sprawiają nam mniejszą przyjemność, albo na przykład po prostu nie lubimy tego robić, albo nie umiemy tego do końca robić i wiemy, że możemy to zrobić lepiej, że ktoś za nas może zrobić to lepiej. I tak często właśnie jest, że te zadania takie typowo powtarzalne, które nie potrzebują człowieka, sobie automatyzujemy i je mamy z głowy, to się robi samo. Ale są zadania, których na przykład możemy nie chcieć robić. To na przykład może być odpisywanie na maile. A czasami jest tam jednak potrzebny człowiek, który zna specyfikę firmy, który wie, o co chodzi, on poprowadzi ten temat. No a my chcemy, kurde, zająć się budowaniem naszego biznesu, naszym dzieciątkiem, a nie tam się zastanawiać, czy ileś tam maili jest na skrzynce. I właśnie tak to często wygląda. Albo na przykład możemy być świetni w wymyślaniu rzeczy, ale nie umieć sobie poprawić rzeczy na stronie, bo po prostu klikniemy i się wywala wszystko. No czasami tak jest. Znam takie osoby, które po prostu są antytalentami, jeśli chodzi o klikanie w komputer i rzeczywiście to są osoby, że trzeba zaktualizować stronę na WordPressie i akurat jak one klikną, to się wywali. To się nigdy nie wywala, ale jak one klikną, to faktycznie tak jest. I często właśnie wtedy korzysta się z pomocy wirtualnych asystentek. Też często po to, nawet nie po to, żeby ten biznes gdzieś tam lepiej działał, wiadomo, że w perspektywie może, ale żeby po prostu uzyskać też trochę swojego czasu prywatnego. No bo po co robić coś, czego nie musisz, jeśli na przykład potrzebujesz odzyskać po prostu chociaż część tego czasu, który gdzieś tam spędzasz w pracy, żeby, nie wiem, iść sobie na siłownię. 

Magda: Zwłaszcza jeśli naszym pierwotnym celem tego, żeby stworzyć biznes, było to, żeby mieć jednak więcej wolności. 

Roksana: No, zdecydowanie, tak. 

Magda: W sumie możemy podsumować, jeśli miałybyśmy stworzyć taki klucz, z którego pomocą miałybyśmy wybrać zadania do oddelegowania, to podsumujmy, warto patrzeć na takie zadania, które nam nie sprawiają przyjemności, w których nie za dobrze się czujemy albo które na przykład są pożeraczami naszego czasu i to nie jest absolutnie konieczne, żebyśmy my musieli zajmować się tym zadaniem, skoro na przykład to polega na wyklikaniu czegoś i nawet po prostu można dokładnie spisać krok po kroku, jak można to zrobić. 

Roksana: Dokładnie. Znaczy, też nie chciałabym powiedzieć do końca, że oddajemy tylko zadania nudne, do których nie trzeba jakiejś tam specjalistycznej wiedzy, to żeby też wybrzmiało. Ale no na przykład mam klienta, który bardzo prowadzi swój biznes merytorycznie i bez niego te merytoryczne rzeczy, no po prostu nie miałyby prawa się udać. Albo mam klientkę, która prowadzi szkolenia, no ja za nią szkolenia nie poprowadzę, nie jestem w stanie tego zrobić, ale jestem w stanie zaopiekować się jej klientami przed szkoleniem, jestem w stanie pomóc jej zarezerwować salę, jestem w stanie przygotować jej certyfikaty dla uczestników. Na tej zasadzie to sobie działa. I to też nie są rzeczy, które zrobi pierwsza osoba z brzegu, jakby miała wejść, bo musiałaby się wdrożyć oczywiście w to, ale nie są to też właśnie zadania, które wymagają naprawdę takiej wiedzy eksperckiej, której ja nie posiadam, a na której ona zbudowała swój biznes. Ja po prostu zdjęłam z niej całą tę otoczkę dookoła, żeby mogła się zająć tym, co faktycznie robi najlepiej i w czym jej nikt nie zastąpi. 

Magda: Tak, oczywiście. Też sama podkreślę, że nie miałam też tego na myśli, że to są jakieś nudne zadania generalnie, tak, że tylko wyklikiwanie czegoś, tylko po prostu miałam na myśli takie zadania, które na przykład dla nas są nudne i nam się nie podobają, a dla kogoś mogą być super i mogą rzeczywiście, tak jak mówisz, wymagać jakiejś specjalistycznej wiedzy. 

Roksana: No ja tak na przykład mam z księgowością, że ja kocham faktury, w ogóle uwielbiam liczyć pieniądze. Ja się naprawdę cieszę, jak ja to robię, ale mam mnóstwo klientów, którzy tego po prostu nie lubią i w ogóle większość ludzi, których znam, jak słyszy: księgowość, to ma takie ciary trochę i są trochę przerażeni. Albo jak słyszą, że trzeba zadzwonić do urzędu skarbowego, no to ja się cieszę, mnie to jara, ale to też nie jest rzecz, która jest po prostu taka na zasadzie, że spiszesz komuś procedurę i on to wszystko ogarnie. Tutaj jednak jest konieczna gdzieś tam specjalizacja w tym zakresie. 

Magda: O procedurach jeszcze porozmawiamy. Ja też mam przykład ze swojego podwórka, bo w jednym z moich szkoleń ja sprawdzam zadania domowe. Uczestnicy szkoleń piszą teksty sprzedażowe i mam osobę, która sprawdza je pod takim kątem korektorskim. Jakieś przecinki, niepoprawny szyk zdania, coś jest źle odmienione, takie sprawy. Ja tego bardzo nie lubię, a do tego też trzeba specjalistycznej wiedzy, że po prostu trzeba się znać na tych wszystkich zasadach, żeby takie rzeczy sprawdzać. A tej osobie, która się tym zajmuje, to po prostu sprawia przyjemność. Nawet nam napisała, że do tej pory sprawdzała ludziom teksty za darmo, a teraz może po prostu brać za to pieniądze i jest szczęśliwa. Basiu, jeśli tego słuchasz, pozdrawiamy cię. 

Roksana: No to jest mega czad właśnie, że czasami to, co dla nas jest gdzieś tam jakąś zmorą i stratą czasu czasami, to dla kogoś to jest mega fun i naprawdę frajda, więc polecam też szukanie takich właśnie osób do współpracy, które faktycznie lubią to, co robią. 

Magda: No właśnie, a na co warto zwrócić uwagę, jeśli szukamy osoby do oddelegowania konkretnych zadań? Powiedzmy, wyznaczyliśmy sobie jakieś obszary, w których chcielibyśmy te zadania oddelegować, to teraz gdzie warto szukać takich osób? Psst! Dziękuję, że słuchasz tego podcastu. Jeśli podoba ci się ten odcinek, oceń go w swojej aplikacji do słuchania podcastu. To mogą być na przykład gwiazdki dla całego podcastu na Spotify albo opinia w Apple Podcasts. Wracamy do treści odcinka. 

Roksana: To jest ciekawy temat, bo ja też rekrutuję dziewczyny, znaczy osoby, najczęściej są to dziewczyny. Używam takiego skrótu, bo jednak to jest no tak z 95% moich doświadczeń po prostu na rynku. I rzeczywiście rekrutujemy asystentki i asystentów. I przyznam, że bywa ciężko. W sensie najlepiej, kiedy mamy osoby z polecenia tak szczerze, bo osoby z polecenia, wiemy, że ktoś już je sprawdził. Jeśli poleca, to faktycznie jest zadowolony i są to osoby, które rzeczywiście dowożą efekty. Ale jeśli szukamy osób do współpracy, to ja polecam chyba najbardziej grupy na Facebooku mimo wszystko, bo jest mnóstwo grup dla wirtualnych asystentek i asystentów, zarówno takich właśnie dla osób, które pracują i po prostu potrzebują mieć miejsca, gdzie mogą coś ze sobą skonsultować, ale też grup, gdzie są też przedsiębiorcy i przedsiębiorczynie. I wtedy możemy tam napisać po prostu ogłoszenie, kogo szukamy, kim jesteśmy. Ja lubię, kiedy w takich ogłoszeniach od razu jest podane, na ile godzin kogoś szukamy, jaka forma rozliczenia nas interesuje oraz stawka. W sensie uważam, że to jest uczciwe dla obu stron. Często zdarzają się ogłoszenia, że nie wiem, ile to może kosztować, więc proszę o ofertę. To też jest dla mnie jak najbardziej w porządku, no bo wtedy po prostu wysyłamy swoją ofertę, no i najwyżej klient się zgodzi albo i nie. Natomiast na co zwracać uwagę? Dla mnie to, co jest takie najistotniejsze, to to, czy jak dostajemy odpowiedź na naszą ofertę, moje ulubione, tak nie róbmy, ale ludzie tak robią, że na przykład piszemy post, że szukam asystentki, asystenta, zakres zadań, płacę tyle i tyle, zgłoszenia proszę na maila, podaję maila. I dostaję komentarz: piszę priv. No nie, w sensie już widzimy, że to nie jest osoba, która prawdopodobnie zrozumie proste polecenia. I to niestety, naprawdę to jest zmora, bo sporo dziewczyn też pisze, znaczy dziewczyn, osób, pisze komentarz, że wysłałam maila i to jest dla mnie też w porządku, no bo wtedy widzę, że rzeczywiście ktoś tam się odezwał, daje mi też tutaj znaka, to pozwala też zostać gdzieś tam zapamiętaną, że nie tylko wysyła. Natomiast jeśli już dostajemy taką wiadomość mailową, to najgorsze, co może się wydarzyć, to chyba to, jak dostajemy po prostu maila, w którym mamy totalnie zero konkretów, albo wręcz przeciwnie, historię życia osoby. Bo często niestety wygląda to tak, że asystentki lub asystenci jak się zgłaszają, to, zamiast po prostu napisać jasno i konkretnie, w czym mogą nam pomóc, czy ta oferta jest dla nich, co mają na potwierdzenie tego, to opowiadają nam całe swoje życie dookoła, albo po prostu mówią: jestem zainteresowana pracą zdalną, moja stawka to tyle i tyle. No i to też jest problem, no bo nadal nie wiemy. Więc jeśli miałabym… Znaczy, jeśli miałabym wybierać, ja akurat, jeśli prowadzimy u nas rekrutację, to ja prowadzę rekrutację w ten sposób, że mamy ankietę, w której zadajemy pytania odnośnie rzeczy, które nas interesują. A w ostatnim czasie wprowadziliśmy też u jednego z moich klientów zadania rekrutacyjne z tego względu, że pozwoliło nam to skrócić czas rekrutacji, bo czasami zdarzało się tak, że po samej ankiecie ktoś wypadał świetnie, no bo pozaznaczał, co miał zaznaczyć, patrząc na ogłoszenie, ale potem okazywało się podczas rozmowy, że nie ma niestety tej wiedzy merytorycznej. Więc w tym momencie, jak wprowadziliśmy zadania testowe, u nas akurat wygląda to tak, że mamy listę pytań i prosimy, żeby nam osoba nagrała odpowiedzi na te pytania, odpowiedzi z tego względu, że my bardzo dużo rozmawiamy też tak właśnie na callach, a osoba, z którą będziemy pracować musi umieć się jasno i klarownie komunikować, ponieważ dużo dzwoni w naszym imieniu. I to jest super istotne, bo jeśli mamy osobę, która właśnie na pytania, gdzie masz pytanie zamknięte tak naprawdę, tak, nie, dlaczego tak, dlaczego nie, rozwleka się nam na trzy minuty, to wiemy, że to będzie osoba, której będzie ciężko szybko dopinać tematy. A akurat tam mamy takie priorytety, że to musi być osoba, która bardzo jasno, sprawnie się komunikuje. I to działa. W sensie naprawdę jeśli osoba dobrze u nas rozwiąże zadania testowe, to najczęściej się świetnie sprawdza. Nie mieliśmy chyba takiej sytuacji, że… Na pewno nie mieliśmy. Żebyśmy nie mieli wątpliwości po zadaniach testowych, czy da sobie radę i żeby nie dała rady. Mieliśmy sytuację, że nie byliśmy do końca pewni i rzeczywiście wtedy się potwierdzało. Ale gdzieś tam też dajemy szansę, bo wierzymy, że może się po prostu osoba nauczyć. Bardzo często jedynym takim wymaganiem jest umiejętność takiego sprawnego myślenia, łączenia szybko faktów, ogarniania rzeczy, więc jak ktoś jest taki, bym powiedziała, sprytny, to najczęściej da sobie radę. 

Magda: To tak podsumuję, o co trzeba zadbać, jeśli chcemy zrekrutować osobę, która będzie nam pomagać, której będziemy mogli oddelegować zadania, to w pierwszej kolejności staramy się poszukać u znajomych, którzy mogliby nam zarekomendować kogoś. Po drugie, jeśli nie znajdziemy takiej osoby, to warto rozejrzeć się w grupach dla przedsiębiorców, przedsiębiorczyń, dla osób zajmujących się wirtualną asystą. Po trzecie, warto zastanowić się, w jaki sposób na przykład komunikujemy się w firmie, czego oczekujemy od takiej osoby i pod to też ułożyć zadania rekrutacyjne. I też warto zrobić taką ankietę, w której będziemy mogli sprawdzić, czy dana osoba ma takie kompetencje, które nam są potrzebne. Ankieta oczywiście przed zadaniem rekrutacyjnym, kiedy, że tak powiem, przesiejemy te osoby. I też warto zwracać uwagę na to, czy dana osoba wykonuje swoje zadania ze zrozumieniem, i czy rzeczywiście robi to w taki sposób, jaki jest dla nas niezbędny. No dobra, a załóżmy, że znaleźliśmy osobę, której już będziemy delegować zadania. I w jaki sposób warto dawać jej wytyczne do wykonania tego zadania, żebyśmy my byli zadowoleni z efektu i żeby ta osoba druga rzeczywiście rozumiała, co ma zrobić? 

Roksana: Dobrze, to ja opowiem o tym, jak ja wdrażam osoby do współpracy, bo myślę, że to będzie najlepsze, bo ja też spotkałam się z różnymi formami wdrożenia, sama, kiedy zaczynałam pracę, ale takim najlepszym sposobem moim zdaniem to jest jednak posiadanie spisanych procedur. I ja nie byłam kiedyś fanką procedur, ale potem odkryłam naprawdę, jak wielki niosą potencjał. I jest to kwestia tego, że możemy posiadać procedury tak naprawdę na większość procesów, które mamy w firmie. I to serio ułatwia, bo w momencie, kiedy przychodzi do nas osoba, to ona nie zna tak naprawdę kontekstu tego, jak firma działa, dlaczego coś robimy i w jaki sposób. I ja jestem fanką spisywania procedur tak naprawdę krok po kroku, żeby każda osoba, nawet jeśli nie zajmuje się tym na co dzień i w ogóle nie jest w tej działce, jeśli zajdzie nagła potrzeba, to ona po prostu wykona wszystkie te kroki i zadanie będzie dowiezione, prawdopodobnie w dłuższy sposób niż osoba wdrożona, raczej bez błędów, jeśli nie pominie jakiegoś kroku w procedurze i naprawdę będzie wszystko zrobione tak, jak być powinno. No i to pozwala nam też uporządkowywać procesy w taki sposób, żeby nie zapominać o rzeczach, bo czasami jest tak, że są rzeczy, które trzeba na przykład wykonać 28 dnia miesiąca. Mam akurat taki przykład, że 28 dnia miesiąca dla klienta wystawiam fakturę. I ona musi być wystawiona tego dnia, i oczywiście ja nie robię tego sama, tylko mam automatyzację, która robi to za mnie, ale i tak zawsze tego 28 dnia miesiąca sprawdzam, czy to się wysłało. Więc jeśli mamy procedury, no to tak naprawdę bardzo duża część obowiązków, którą mieliśmy na sobie i cała ta wiedza, którą mamy w głowie, a to jest ulotne, no to ona z nas spada. Więc u nas najczęściej wygląda to tak, że jeśli rekrutuję asystentkę lub asystenta, no to na samym początku podpisania umowy dostają oni dwa, trzy dni na przeczytanie sobie tych procedur. Mamy ich naprawdę bardzo dużo i są spisane na wszystko. I mamy też taką zasadę, że jeśli ktoś pracuje z nami w tym dziale finansowo-administracyjno-nieruchomościowym, to ma dostęp do wszystkich procedur w tym zakresie. Nawet jeśli nigdy w życiu prawdopodobnie nie będzie się zajmował u nas finansami, to ma obowiązek wiedzieć, co robimy, jak robimy i gdzie szukać informacji na ten temat. Z tego względu, że na przykład mogę się rozchorować i trzeba będzie dowieźć rzeczy za mnie. I jest takie ryzyko, i właśnie minimalizujemy je przez to, że mamy procedury. I po prostu osoba wie, co kiedy ma zrobić, gdzie znajdzie wszystkie informacje, i jest naprawdę perfekt. I po tym wdrożeniu, po tych dwóch, trzech dniach najczęściej, umawiam się z taką osobą na calla, żeby się dowiedzieć, czy nie ma jakichś pytań. Bo ja też wychodzę z takiego założenia, że te procedury w większości jednak, może nie w większości, ale myślę, że przynajmniej połowę tego, co napisałam ja, one mogą być niepełne. Tam mogą pojawić się jakieś skróty myślowe, które ja rozumiem, ale ktoś z zewnątrz może ich totalnie nie rozumieć, zwłaszcza jeśli robi to pierwszy raz. I najczęściej właśnie po takim callu wdrożeniowym mamy ileś uzupełnień do tych procedur, więc to też działa fantastycznie. Ale jeśli na przykład nie chcemy spisywać procedur, bo nie mamy na to czasu, to też się zdarza, bo mam klientów, u których jestem na przykład pierwszą asystentką, albo którąś tam z kolei, ale nigdy to się nie udawało i nie pracowali dłużej wspólnie, i tych procedur nie ma, no to wtedy najczęściej miałam po prostu takiego colla wdrożeniowego, żebyśmy sobie ustalili, czego potrzebujemy. Najczęściej też jest tak, że mamy na przykład jakieś albo szablony wiadomości, które wykorzystujemy, albo jakiś tam kalendarz. Ja mam często udostępnione kalendarze moich klientek, żebym po prostu wiedziała co, kiedy u nich się dzieje. To też pozwala mi zaplanować moje rzeczy, które mam zrobić, bo jeśli na przykład wiem, że szkolenie organizujemy w tych dniach, to wiem też, że na tydzień przed musi być taka, a nie inna wiadomość do klientów, którzy biorą udział w tym szkoleniu. To na tej zasadzie. A poza tym jeszcze fantastyczną rzeczą dla mnie jest korzystanie z menadżerów zadań, na przykład ClickUp w Asana, z tego względu, że możemy po prostu wypisać osobie, co ma zrobić, do kiedy i możemy też tam wypisać swoje oczekiwania. To może się dobrze sprawdzać w przypadku właśnie takich działań, które nie mają charakteru cyklicznego, tylko potrzebujemy jakiejś konkretnej rzeczy. Też jak pracujemy razem, no to właśnie nieraz dostaję od was zadanie w Asanie, gdzie mam wypisane: potrzebujemy to, to, to i to, jest tutaj link i do wtedy. I spoko, bo ja wtedy w jednym miejscu mam pełen komplet wiadomości, informacji dotyczących tego zadania, no i nie muszę gdzieś tam szukać dalej. 

Magda: A w jaki sposób można robić takie procedury? 

Roksana: W jaki sposób można robić procedury? To jest moje ulubione pytanie, bo ostatnio pisałam procedurę pisania procedur. To jest w ogóle ciekawe. Ale okazało się, że jest to ważne i wcale nie takie proste. Procedury moim zdaniem, przynajmniej ja tak robię, że jeśli mam spisać procedurę, to wykonując dany proces, w sensie przechodzę sobie przez niego krok po kroku i dosłownie spisuję go krok po kroku. Tego potem już nigdy więcej, jeśli umiesz to robić, nie robisz tego aż tak szczegółowo, bo wiesz, jak wygląda bank i co tam trzeba kliknąć. Ale w momencie kiedy rzeczywiście spisujesz procedurę, to musisz wziąć pod uwagę, że może być możliwość A, może być możliwość B, no i trzeba obie te wersje rozpisać. Trzeba też rozpisać, kiedy czegoś na przykład nie robimy, albo na przykład: nie wystawiaj faktury, jeśli raport godzin nie jest uzupełniony, no bo musi być ciągłość, czyli nie może się wydarzyć A, nie może się wydarzyć B, jeśli nie wydarzyło się A. I na tej zasadzie. Więc procedury najlepiej też sobie trzymać w jakimś takim narzędziu, typu jakiś Confluence. Ja akurat jestem wielką fanką Slite. Ale Notion też się sprawdza całkiem okej. 

Magda: My mamy na przykład w Asanie, że po prostu tworzymy sobie zadania. Nie dodajemy do nich żadnej osoby, ani żadnego terminu, tylko po prostu robimy zadanie i w liście podzadań są poszczególne kroki procedury. 

Roksana: No to też mega czad. No, to fajnie, to jeszcze się z tym nie spotkałam, żeby tak było zrobione, ale no rzeczywiście to jest też dobry pomysł, zwłaszcza jeśli masz faktycznie takie procesy, że zrób to, to, to i to. My na przykład mamy też takie procedury, na przykład jak kupować klientowi bilety na pociąg, bo on sporo podróżuje i mamy na przykład spisane, że jeśli jest możliwość wybrania miejsca, to ma być wagon bezprzedziałowy, od korytarza, na tej zasadzie, przodem do kierunku jazdy. Ale jest to naprawdę… W sensie to jest trochę pierdoła, jak o tym tak myślę, że jest to gdzieś tam… takie troszeczkę dziwne mi się wydawało na początku, ale teraz, no naprawdę to ułatwia, bo którakolwiek z nas ma kupić ten bilet, to on wie, jak ma kupić ten bilet, żeby on był zadowolony. Bo ja no wyobrażam sobie, że nie jest jakoś super, jak na przykład sobie siedzisz tyłem do kierunku jazdy w ogóle w miejscu, które ci nie odpowiada. Totalnie to kumam. I właśnie spisanie nawet tego typu preferencji ułatwia nam wykonywanie wszystkich tych zadań. 

Magda: Ja przyznam, że też na początku nie rozumiałam, po co spisywać procedury i to było strasznie nudne i w ogóle strata czasu, i procedury to jest takie obrzydliwe korpo, ale może korpo czasami działa wolniej w pewnych obszarach albo ma zbyt rozbudowaną hierarchię, ale też część praktyk ma bardzo dobrych, i warto sobie przyjąć. I to nie znaczy, jeśli wybieramy jakieś praktyki, które sprawdzają się, powiedzmy, w tym znienawidzonym korpo, to nie znaczy, że w to korpo się zamieniamy, tylko możemy skorzystać z czegoś, co tam fajnie działa. 

Roksana: Zdecydowanie, a poza tym są też zadania, które wykonujemy turbo rzadko, na przykład nie wiem, raz na rok, wrzucanie sprawozdań finansowych do KRS-u. Ja co roku jak to robię, to ja mam takie, że ja wiem, że ja to robiłam, ja kumam, ale tak nigdy nie mam pewności. I właśnie to, że mam spisaną procedurę na to, co ma się gdzie zadziać, i jak to będzie wyglądało końcowo, daje mi ten spokój, że ja rzeczywiście to dopięłam. No bo jeśli zrobiłam to samo według procedury stworzonej rok wcześniej i ta procedura wtedy zadziałała, i wszystko było okej, no to teraz też będzie w porządku. I niestety, znaczy no niestety, oczywiście, że procedury wymagają aktualizowania, bo na przykład może się zmienić, nie wiem, wygląd po prostu strony, gdzie co się klika, bo ja też mam część procedur zrobionych w taki sposób, że dokładnie mam zaznaczone, gdzie trzeba kliknąć i w jaki sposób. Albo na przykład, że jak masz mały komputer, tak jak ja, 13 cali, to w KRS-ie trzeba sobie jeszcze zmniejszyć tam ekranik w pewnym momencie, żebyś mogła kliknąć dalej, bo inaczej się nie da. No to właśnie tego typu rzeczy. Jak już raz to przeszłam i już raz byłam sfrustrowana, to potem ja już się nigdy więcej nie frustruję, że mi coś nie działa, bo wiem, jak to obejść. 

Magda: Duże serduszko dla procedur. 

Roksana: Dokładnie. 

Magda: A kiedy już wybierzemy osobę, z którą będziemy współpracować, to na jakie znaki ostrzegawcze powinniśmy zwrócić uwagę, żeby się nie okazało, że wplączemy się, że tak powiem, na dłuższy czas we współpracę z osobą, która będzie nam tę pracę nie ułatwiać, tylko utrudniać? 

Roksana: No, to jest mnóstwo takich rzeczy. Przede wszystkim ja akurat uważam, że na początku trzeba sprawdzać to, co robi twoja asystentka. W sensie niekoniecznie siedzieć i przeglądać każdego maila, bo bez przesady, ale jednak mieć kontrolę nad tym. W sensie ja jestem, może nie, że… Jestem zwolenniczką dużą umów na okres próbny. I najczęściej ja zawieram takie umowy z moimi klientami, bo to też jest dla mnie jako dla asystentki okres próbny, żeby się przekonać, czy to jest osoba, z którą ja chcę współpracować. Akurat mam taki komfort, że sobie mogę gdzieś tam tych klientów wybierać i po prostu współpracuję tylko z takimi, z którymi współpracować faktycznie chcę, i ta współpraca się fajnie układa. Ale potem jak już przejdziemy na czas nieokreślony, to wiadomo, że już nie trzeba tej osoby aż tak pilnować. Przy czym ten pierwszy miesiąc, to też widzę, jak wdrażam dziewczyny, to trzeba niestety trzymać rękę na pulsie. I to jest trochę smutne z tego względu, że no bierzesz asystentkę, żeby właśnie nie musieć tego robić, ale właśnie też takie czasami sprawdzenie pozwala wyłapać ewentualne błędy, pozwala też się upewnić, że wiesz, co się zadziało w twoim biznesie. Bo ja akurat mam taki zwyczaj, że ja też piszę klientom, nawet jeśli oni nie muszą nic z tym robić, to na przykład piszę, że jest taka sprawa, stało się to i to, zrobiłam tak i tak. I oni wiedzą. W sensie potem jak wychodzi jakiś temat, to ja mówię, no informowałam cię o tym tutaj i tutaj i sobie mamy jasne. Najczęściej są rzeczy, w których nie musi nic robić, no bo jeśli potrzebuje informacji, to jednak albo dzwoni, albo pisze z pytaniem, że ej, bo jest sytuacja kryzysowa i potrzebuję rzeczywiście wsparcia. Bo są takie sytuacje i też nie ma się co tego bać, bo to nie jest tak, że nasz klient póki nie miał asystentki, to on w ogóle się niczym nie stresował i wszystko działało jak w zegarku. Bardzo często nie działało i właśnie dlatego też sobie wziął kogoś do pomocy. Ale z takich właśnie red flagów we współpracy z asystentkami, to moim zdaniem przede wszystkim brak responsywności. To jest absolutnie najgorsza rzecz, bo ja rozumiem, że nie umawiamy się na pracę 8:00-16:00 u nas w biurze i nie będziemy siedzieć ze sobą, i sobie patrzeć w oczy, ale to, jak na przykład wysyłasz komuś maila z zadaniem dla przykładu, i dostajesz odpowiedź po tygodniu, to jest troszeczkę szalone dla mnie. Albo nawet jeśli dostaje osoba zadanie i wie, że ono jest pilne, no i tak sobie patrzysz dzień, drugi, trzeci, nie dzieje się nic, pytasz: ej, co z tym? Dzieje się coś? I słyszysz: a nie, nie miałam czasu. No to okej, nie masz czasu, to powiedz. To też jest bardzo ważne, żeby mieć taką jasną komunikację z obu stron, w sensie zarówno ze strony klienta, bo ja też lubię wiedzieć, kiedy zadanie jest serio pilne, bo w momencie, kiedy już z kimś współpracuję ileś miesięcy, to ja wiem, jaki to ma wpływ na działalność jego firmy, w sensie konkretne zadanie, ale jeśli na przykład dopiero zaczynam z kimś działać i ktoś mi nie powie, że… Wyśle mi zadanie, ale nie powie do kiedy ani nic, no to ja zakładam, że na spokojnie mogę je zrealizować w jak najszybszym czasie, ale nie muszę rzucać wszystkiego. Ale jeśli ktoś mi rzuca pożar do ugaszenia, a nie mówi, że on się pali, no to mamy trochę problem. Więc to też jest ważne. No i dużym red flagiem, dla mnie bardzo dużym, jest zadawanie pytań bez zrozumienia kontekstu. Czyli ktoś coś robi już, okej, kuma zadanie, tak mi się wydaje, że kuma zadanie, coś tam robi i potem zadaje pytanie, które pokazuje, że w ogóle nie skumał. Jestem absolutnie okej z tym, że ludzie, zwłaszcza na początku, zadają pytania i wolę, żeby je zadawali, niż robili źle z tego względu, że oszczędzamy czas obu stron, mamy pieniądze, co za tym idzie. To jest naturalne, że jeśli się z kimś rozliczamy godzinowo, to w momencie, kiedy ta osoba popełnia błędy, no to siłą rzeczy ponosimy też dodatkowe koszty. Chociaż wiem, że mnóstwo asystentek też nie liczy za poprawki i ja sama jestem akurat z tej szkoły, że jeśli coś tam popsułam i rzeczywiście, bo to też się zdarza, nie jestem nieomylna, no to faktycznie nie liczę klienta za poprawienie swoich błędów, no bo to by było też nie w porządku. No i przede wszystkim nieznajomość procedur. Jeśli mamy procedury, to jednak trzymajmy się procedur. I ja niestety jestem często wredna. I w momencie, kiedy ktoś mi zadaje pytanie na przykład i mi mówi, że coś tam, albo że coś tam zrobił i ja widzę, że to jest niezgodnie z procedurą, to ja nie odpowiadam na te pytania, tylko linkuję do procedury. W sensie uważam też, że nie jest to najmilsza droga komunikacji, ale jeśli wiem, że mamy to w procedurach, to ta osoba powinna to przyswoić. Jak ją raz, drugi, trzeci odeślę do procedur, to jestem przekonana, że w końcu je przeczyta. Ostatnio miałam taką sytuację też, że mój klient się nie zastosował do procedury, a to jest klient właśnie, który nauczył mnie życia z procedurami, więc odesłałam go do procedury. No i nic sobie z tego nie zrobił, więc i tak zrobiłam po swojemu, ale miałam taki, wiesz, taki moment satysfakcji, że halo, halo, mamy na to procedurę. 

Magda: Uczennica przegoniła mistrza. 

Roksana: Dokładnie. 

Magda: Z jednej strony coś nie tak mogą zrobić właśnie osoby udzielające wirtualnej asysty, ale z drugiej strony wina też może leżeć po stronie klienta, tej osoby, która zleca. Jakie z kolei grzeszki mają na swoim sumieniu osoby zlecające zadania? 

Roksana: Ojej no, to jest też materiał na książkę, czasami mam wrażenie. Bardzo różnie, w sensie bywają sytuacje, w których po prostu klient jest na tyle zagoniony, że ogarnie coś sam, a zapomni ci powiedzieć. I to niestety się zdarza. Najgorzej jeśli się zdarza tak, że ty do kogoś dzwonisz i ta osoba ci mówi: ale ja już rozmawiałam z kimś od was. I masz takie, czemu robisz moje rzeczy? Halo? Zdarza się rzeczywiście, zdarza się to. Często, bardzo często, wydaje mi się, że to jest właśnie taki najczęstszy problem i największy jednocześnie, że klient zapomina, że nie jesteś nim, więc nie wiesz tego co on i nie myślisz jak on. W związku z czym zdarza się, że mamy takie oczekiwanie, że no ale przecież to było logiczne. No tak, dla ciebie, jeśli robisz na przykład od dziesięciu lat, to jest totalnie najlogiczniejsza rzecz na świecie, ale jeśli jesteś osobą, która dopiero weszła do twojego biznesu i jeszcze nie rozumie wszystkiego, jak to działa, i jest na przykład drugi, trzeci miesiąc, to to nie jest najlogiczniejsza rzecz na świecie, okej? To totalnie tak się może wydarzyć. Problemem są też rzeczy robione bez sensu i taki brak akceptacji dla inicjatywy, tak bym to nazwała. W sensie czasami jest tak, że wchodząc z zewnątrz, widzimy, że na przykład coś można zrobić lepiej, sprawniej, szybciej, a klient ma takie: nie, bo to jest mój biznes i tak tu to działa. I w porządku, natomiast dziwi mnie bardzo często takie zamknięcie na to, bo ja absolutnie rozumiem, że to jest czyjś biznes, ale też zakładam, przynajmniej ja mam takie podejście, że jeśli jestem najmądrzejszą osobą w pokoju, to to jest zły pokój. I ja lubię słuchać innych ludzi. Zwłaszcza, że często właśnie ktoś, kto nie ma pojęcia i nie zna całego kontekstu, wpadnie na coś, bo on nie wie, że się tak nie da i on to zrobi właśnie w ten sposób. I to jest mega super moim zdaniem. I ja jestem zawsze bardzo otwarta, kiedy wchodzą nowe dziewczyny i mówią, że ale ja wiedziałam, że macie w procedurach tak, a przecież można inaczej. No i rzeczywiście okazuje się, że wow, w ogóle zaoszczędziliśmy dzięki temu z pół godziny. To jest mega czad wtedy. Ale też nie lubię w momencie, kiedy sobie pracuję u jakiegoś klienta w swoim systemie i mam na to pozwolenie, mogę sobie klikać rzeczy i potem słyszę, że ale czemu to jest tak opisane? No jest tak opisane, bo ty z tego nie korzystasz. Ja z tego korzystam, to ma być dla mnie jasne. I to nie jest tak, że ja tam piszę jakimiś znaczkami, tylko na przykład sobie oznaczam rzeczy w taki sposób, żebym ja wiedziała, co się z tym dzieje, bo klient totalnie się tym nie zajmuje aż do końcowego momentu. W związku z tym to też jest gdzieś tam taki temat. I to często się udaje po prostu przegadać. Na zasadzie przychodzi do mnie klient, pyta czemu tak jest i ja mówię, no bo ja działam w taki sposób, że to tutaj to oznacza to i spoko. I najczęściej to się po prostu rozchodzi na tej zasadzie, ale też bywają takie sytuacje, że trzeba się gdzieś tam dotrzeć, no albo jedna ze stron, najczęściej jest to chyba jednak asystentka, musi odpuścić, no i się dostosować. Chociaż ja też najczęściej mam tak, że zwłaszcza na początku, kiedy po prostu chcę sobie coś zrobić po swojemu, to po prostu o tym mówię i pytam, czy jest to w porządku dla klienta, bo wydaje mi się to fair po prostu, na zasadzie, że zwłaszcza jeśli jestem na miesiącu próbnym, to jak wprowadzam jakieś swoje porządki i nie wiadomo, czy jeszcze po tym miesiącu będziemy przedłużać współpracę, no to głupio, żeby został potem z jakimiś rzeczami, których nie rozumie do końca. 

Magda: A w jaki sposób warto udzielać informacji zwrotnej? Bo w sumie tak sobie pomyślałam, że może u wielu osób kuleć to, w jaki sposób dajemy informację zwrotną, że na przykład z rozpędu nawet powiemy, że o, tutaj jest beznadziejnie zrobione albo to wszystko trzeba zaorać i od nowa, i wszystko jest źle. I może nawet tego nie robimy ze złośliwości, tylko na przykład jeśli nie współpracowaliśmy w taki sposób z innymi osobami, to po prostu może nam się wydawać, że no skoro jest coś źle, to trzeba o tym od razu w taki sposób powiedzieć. Ale myślę, że informację zwrotną warto dawać w bardziej przystępny sposób?

Roksana: Tak. Znaczy, bywa różnie, bo ja też mam takie wrażenie, że im dłużej z kimś pracujemy, tym na więcej sobie możemy pozwolić, w sensie jeśli mamy relacje. Bo jeśli nie mamy relacji, to jest czysto zawodowe, to ja też uważam, że trzeba to trzymać zawodowo. I często tak to działa, że po prostu na początku się pisze takie maile, że tam pani Magdo, chciałabym poinformować, że zadanie coś tam, coś tam, zostało wykonane, link do rezultatu, coś tam, pisze się takie rzeczy, spoko. Potem już najczęściej nie, bo po prostu… Nawet miałam rozmowę taką z moją klientką, że ona, bo ja piszę, często piszę takie maile ładne, bo ja lubię po prostu i ona mówi, że Roksana, ale ty wiesz, że nie musisz do mnie pisać za każdym razem całej tej formułki i że mnie pozdrawiasz na końcu, tylko możesz mi napisać: konsultacja omówiona i wystarczy? I ja mówię, że w sumie tak, że okej. Ale jeśli chodzi zwłaszcza o zgłaszanie błędów, no bo jeśli coś jest okej i powiemy komuś, że super zrobił, no to już mamy luz. Ale jeśli coś jest zrobione błędnie, to zwłaszcza na początku uważam, że super cenne jest to, żeby powiedzieć, co jest zrobione źle, dlaczego i jak powinno być. Jeśli mamy procedurę, odeślijmy do procedury. Jeśli procedury nie mamy, wyjaśnijmy komuś, jak to zrobić, żeby po prostu nie powielał błędów na przyszłość. Ja akurat lubię zostawiać i lubię też zostawiać rzeczy do poprawy, bo to pozwala mi się nauczyć, ale też wiem, że jeśli na przykład ktoś zrobił błąd, na przykład mamy taki Excel do rozliczania nieruchomości i zobaczyłam, że coś mi się tam nie spina i mówię: ej, bo ja nie rozumiem, w sensie to jest źle, weźmy to poprawmy. I napisałam dokładnie, co jest źle, i zostało to poprawione. I mamy luz. I ja tego nie klikałam, bo gdybym to przeklikała, i bym nie powiedziała dziewczynom, to za miesiąc prawdopodobnie byłaby dokładnie ta sama sytuacja. Ale na przykład, jeśli mam klientkę, z którą wysyłam newsletter, zawsze ten newsletter wysyłam też do niej testowo, żeby sobie mogła na niego zerknąć i ewentualnie zgłosić poprawki. I dostaję po prostu czasami informację, że generalnie jest spoko, ale trzeba wyciąć to, to i to, a do tego dodałabym coś tam. No i mega super, bo ona dostała półprodukt, no bo tak powiedzmy, ona sobie z tego wyjęła, co jej nie pasowało, wrzuciła, co tam chciała, jest to sklejone. Kosztowało ją to, powiedzmy, gdzieś tam znacznie mniej czasu, niż gdyby miała to sama wymyślić, skleić wszystko od początku, ułożyć. No, a potem już mamy gotowy produkt, więc to jest mega super z tego względu, że też czasami sobie dyskutujemy, że bo napisałaś tak i tak, a ja bym tak nie napisała. Ja mówię, no ale moim zdaniem to ma taki i taki przekaz. I sobie możemy gdzieś tam o tym podyskutować. I pod tym względem to działa naprawdę mega fajnie, no bo ja też potem, jeśli wiem na przykład, że tego typu tekstów nie wrzucamy, albo na przykład, o, głupi przykład, to nie jest głupi przykład, to jest przykład, że mam taki zwyczaj, że ja lubię wykrzykniki. Naprawdę, jak piszę teksty, ja często lubię sobie użyć wykrzyknika, bo on fajnie wygląda, tak wzmacnia przekaz. I dostałam feedback, że Roksana, ale usuńmy te wykrzykniki i nie krzyczmy na klientów. I ja mówię, no okej. I teraz już wiem, że przy kolejnym mailingu w ogóle nie będę wsadzała tyle tych wykrzykników, tylko jak już będzie naprawdę niezbędny, no bo po prostu taka jest preferencja. No i mega super, bo gdybym po prostu usunęła te wykrzykniki i powiedziała, że nie róbmy tak, bez wyjaśnienia, no to bym przyjęła za obowiązujące, ale nie miałabym takiego… 

Magda: Zrozumienia. 

Roksana: Tak, zrozumienia. No, to jest dobre słowo dla tej sytuacji. A teraz wiem, wiem dlaczego i totalnie jestem z tym okej. I to też pozwala potem zapamiętać, jak robić rzeczy na przyszłość. 

Magda: Tak, i to też jest fajne, żeby wykonywać generalnie lepiej zadania, tak jak wspominałaś, bo nie robimy ich tak machinalnie, małpka widzi, małpka robi, na tej zasadzie, tylko właśnie wiemy, po co wszystko jest. I bardzo mi się spodobało to, że osoby, które współpracują u jednego z twoich klientów, to muszą przejść przez procedury, żeby rozumieć, co i po co się robi. Mega. 

Roksana: No, to jest naprawdę… Procedury to jest złoto. Naprawdę każdemu polecam, bo nawet jeśli pracujecie teraz sami, a zaczniecie sobie spisywać procedury na początku tej drogi, to potem jak przyjdzie właśnie ktoś do was, to on nie musi tego robić, on dostanie na gotowe i wy też macie wtedy spokojniejszą głowę, bo naprawdę dużo prościej jest spisać jedną procedurę raz za czas, niż spisywać potem wszystkie procesy w firmie, bo jest to koszmarem. 

Magda: No i stratą kasy, jeśli nie mamy procedur, bo albo osoba, z którą współpracujemy, będzie popełniała błędy, albo będziemy musieli dopiero tworzyć te procedury i długo z nimi pracować, zanim dopasujemy je pod daną osobę. 

Roksana: No, albo przychodzi asystentka i sama sobie pisze te procedury i jeszcze nie dość, że jej płacisz za pracę, to jeszcze za pisanie procedur, co też się zdarza. 

Magda: W sumie jeśli chcemy to oddelegować, to… 

Roksana: To prawda, tylko no musi poznać kontekst, więc znowu mamy dwukrotnie robienie rzeczy, no bo nie zrobi, znaczy, rzadko jest tak, żeby ktoś, no chyba, że wchodzisz do rzeczywiście bardzo podobnego biznesu, dla którego już procedury układałaś. Ja na przykład procedury dla księgowości, no to w większości firm mogłabym spisać praktycznie identycznie, jak mam klienta swojego, tam, gdzie je pisałam, ale no to musiałby być faktycznie bardzo podobny biznes, gdzie rzeczy rzeczywiście działają podobnie. Księgowość jest taka, że generalnie ludzie się rozliczają w podobny sposób, więc spoko, ale obsługę klienta? Przecież każdy to ma w ogóle na innym poziomie zrobione, na innym poziomie szczegółowości, na różnych kanałach, totalnie mega różne rzeczy, a da się spisać procedury na wszystko, jest to wspaniałe. 

Magda: Rzeczywiście, cenna uwaga. I tak, też podzielam miłość do procedur. W ogóle dla mnie, jeszcze muszę o tych procedurach pogadać, że to jest dla mnie wspaniałe, kiedy rozmawiam z kimś i ktoś mi mówi: a, bo ja bardzo lubię procedury, ale wiem, że to jest nudne i nie będę cię zanudzać. A ja mówię: nie, nie, nie, proszę, opowiadaj. Roksano, bardzo ci dziękuję za rozmowę. 

Roksana: Dziękuję również. 

Magda: Myślę, że i nasi słuchacze. A ja mogę powiedzieć na pewno, że dowiedziałam się wielu ciekawych rzeczy i otworzyłaś mi moją głowę, więc dzięki piękne i może się jeszcze tu kiedyś usłyszymy. 

Roksana: Może kiedyś, a może u mnie, zobaczymy. Super, Magda, dzięki piękne. 

Magda: Też dziękuję, pa pa. Dziękuję ci za wysłuchanie tego odcinka. Nowe odcinki solowe oraz wywiady pojawiają się w każdy wtorek. Jeśli nie chcesz czekać do wtorku, to już teraz zapraszam cię do newslettera Idę jak burza. Tam w każdy piątek wysyłam cztery linki z wiedzą na temat tego, w jaki sposób można ogarnąć swój biznes dotyczący zarabiania na wiedzy oraz dzielę się własnymi doświadczeniami. Więc z tego newslettera można się czegoś nauczyć oraz podpatrzeć coś z mojego biznesu.